Unternehmensberater

DocsFlow

Über den Kunden

Die Thomas Kruft GmbH als Partner von Uniconta, einem Spezialisten für ERP-Lösungen für klein- und mittelständige Unternehmen.

Hohe Zeitersparnis
Mehrere Mitarbeiter und Rechteverwaltung
Jederzeit von überall erreichbar

Herausforderung & Lösung

Herausforderung

Unser Kunde erhielt regelmäßig Aufträge als PDF-Dateien und musste die darin enthaltenen Positionen anschließend manuell in das Uniconta-ERP-System übertragen. Bei mehreren Aufträgen mit vielen einzelnen Positionen entstand dadurch ein erheblicher Zeitaufwand. Gleichzeitig erhöhte die manuelle Übertragung das Risiko von Eingabefehlern.

Als Zwischenlösung wurden KI-Modelle wie ChatGPT oder Claude eingesetzt, um die Inhalte der PDFs auszulesen und daraus Excel-Dateien für den Import in Uniconta zu erzeugen. Dieser Prozess war jedoch weiterhin mit manueller Arbeit verbunden: Prompts mussten regelmäßig angepasst und die erzeugten Excel-Dateien vor dem Import kontrolliert und korrigiert werden.

Lösung

Mit DocsFlow haben wir diesen Prozess weitgehend automatisiert.

Der Kunde lädt lediglich eine oder mehrere Angebots-PDFs in DocsFlow hoch. Das System erkennt automatisch die relevanten Daten und einzelnen Positionen und bereitet sie strukturiert zur Kontrolle auf.

Nach der Prüfung kann das vollständige Angebot mit einem Klick direkt in Uniconta übertragen werden. Auch mehrere PDFs können gleichzeitig verarbeitet werden.

Dadurch entfällt ein großer Teil der bisherigen manuellen Datenerfassung und der gesamte Prozess – vom PDF bis zum Angebot im ERP-System – wird deutlich schneller, einfacher und weniger fehleranfällig.

Das Projekt

Leistungen

Prozessanalyse & Automatisierung
PDF- und Dokumentenverarbeitung
ERP-Integration mit Uniconta
Automatische Daten- und Artikelzuordnung
Multi-Tenant Web Application
Batch-Verarbeitung mehrerer Dokumente
Individuelle Feldzuordnungen

Technologien

Laravel
PHP
React
TypeScript
MariaDB
Uniconta Web API
Docker
GitLab CI/CD

Mehr zu DocsFlow

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